¿Qué necesitaba el cliente?
Unificar todas las existencias de información de E&P que residen en los distintos almacenes de información técnica que posee la empresa en el mundo. Así como la manera de trabajo (Procedimientos) y un acceso amigable a la misma.
¿Qué Hicimos?
- Existía una amplia dispersión geográfica de la información de E&P
- Gran volumen de información.
- Mucha de la información estaba almacenada en cajas o contenedores, sin catálogos de detalle de su contenido.
- La coexistencia de sistemas de inventario múltiples, no solo en archivos de diferentes países, sino dentro del mismo país e incluso dentro del mismo depósito.
- Los distintos depósitos/almacenes se manejaban de manera diferente, según sean propios o tercerizados.
- Los Procesos y flujos no estaban estandarizados –préstamos, devoluciones, accesos.
- Los responsables de la administración de la información no estaban definidos claramente.
- No existía buena comunicación entre los distintos depósitos y eso hacia costosa la logística de la información.
Solución Propuesta:
Realizar un trabajo de DM e Implementar un sistema único para gestionar almacenes ODEA definió junto con el cliente un plan de trabajo para relevar y analizar los distintos almacenes de información técnica. A continuación se detallan las tareas:
- Se realizó un relevamiento de Información de cada uno de los depósitos /almacenes en cada País. Para esto se seleccionaron Data Expert E&P que viajaron a las distintas locaciones.
- Luego se confeccionaron los distintos Inventarios de información y se realizó un análisis de la calidad de los datos, haciendo limpieza y perfiles de datos.
- Una vez realizado esto se realizó una Catalogación similar para todos los inventarios de manera de poder comenzar con la unificación
- Definición y documentación de los Procedimientos de inventariado, catalogación, préstamo, movimiento entre depósitos, devolución, catalogación masiva)
- Implementación de Gobierno de datos: Roles y responsables de las Normas de Organización destinados a regular el flujo de la información
- Implementación de un sistema de manejo de almacenes de información (Warehouse Management System-WMS) para las diferentes transacciones (préstamos, alta, baja y modificación de información, etc) y consultas.
Resultados:
- Acceso único y confiable a la información física de E&P de todo el mundo
- Conocimiento de la existencia mediante los inventarios analizados y confeccionados, de la información en los distintos almacenes.
- Gobierno de datos implementado
- Base de Datos unificada para todos los Inventarios físicos de la Empresa. Posibilidad de acceder mediante la web a la Información mediante una herramienta (WMS)
- Modelo de Datos único para la información tanto Física y como Documental.
- Aseguramiento de la disponibilidad de la información y de los procedimientos mediante la herramienta.